Continia Expense Management
Digital og kontrolleret håndtering af medarbejderudlæg i Business Central
Continia Expense Management er løsningen til virksomheder, der vil af med manuelle udlægsprocesser, manglende bilag og uigennemsigtige afregninger – og i stedet skabe en enkel, kontrolleret og skalerbar håndtering af medarbejderudlæg direkte i Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Løsningen samler registrering, godkendelse og bogføring af udlæg i én sammenhængende proces, så både medarbejdere og økonomifunktionen får en langt nemmere hverdag.
Hvad løser Continia Expense Management?
Udlæg er ofte en skjult tidsrøver i mange organisationer. Kvitteringer forsvinder, afregninger forsinkes, og bogholderiet bruger unødigt meget tid på manuel kontrol.
Continia Expense Management adresserer bl.a.:
✔ Manuelle udlægsafregninger og regneark
✔ Manglende eller ufuldstændige kvitteringer
✔ Uklare godkendelsesprocesser
✔ Fejl i kontering, moms og dimensioner
✔ Utilfredse medarbejdere og langsom refusion
Med Expense Management bliver udlæg registreret digitalt, dokumenteret korrekt og behandlet struktureret – fra start til slut.
Centrale fordele
Enkel registrering for medarbejdere
Medarbejdere registrerer udlæg digitalt – typisk via mobil – og vedhæfter kvitteringer direkte. Det reducerer fejl og gør processen hurtig og brugervenlig.
Klare godkendelsesflows
Udlæg følger faste godkendelsesregler, så ansvar, roller og historik altid er tydelig. Det skaber kontrol og transparens.
Korrekt bogføring og moms
Kontering, moms og dimensioner håndteres korrekt og ensartet i Business Central – uden manuel efterbehandling.
Hurtigere afregning
Automatiserede arbejdsgange sikrer hurtigere refusion til medarbejderne og mindre administrativ belastning i økonomifunktionen.
Skalerbarhed
Når antallet af medarbejdere og udlæg vokser, kan processerne følge med – uden proportionalt flere ressourcer.
Hvornår giver Expense Management mening?
Continia Expense Management er særligt relevant, hvis:
✔ Medarbejdere har mange udlæg i forbindelse med rejser, kundebesøg eller drift
✔ Udlægsafregninger håndteres manuelt eller via Excel
✔ Der er usikkerhed omkring kvitteringer, moms eller godkendelser
✔ Økonomifunktionen bruger for meget tid på kontrol og efterbehandling
✔ Virksomheden ønsker mere ensartede og professionelle processer
Hvis disse udfordringer er genkendelige, er Expense Management ofte et naturligt næste skridt efter eller sammen med Document Capture.
Vores tilgang til Expense Management
Vi implementerer Expense Management som en integreret del af jeres økonomiprocesser – ikke som et isoleret værktøj til medarbejderne.
Det betyder:
✔ Standardiseret opsætning og klare regler
✔ Tæt samspil med Business Centrals finans, dimensioner og godkendelser
✔ Fokus på brugervenlighed for medarbejdere og kontrol for økonomi
✔ Løsninger der er nemme at vedligeholde og opgradere
Målet er en udlægsproces, der fungerer i praksis – også når virksomheden vokser.
Klar til at afklare, om Expense Management er relevant?
Den reelle værdi af Expense Management afhænger af jeres medarbejderstruktur, udlægsvolumen og nuværende processer.
Derfor tilbyder vi et 30 minutters virtuelt afklaringsmøde, hvor vi:
✔ gennemgår jeres nuværende udlægsproces
✔ identificerer flaskehalse og forbedringsmuligheder
✔ vurderer, om Expense Management giver mening – og hvordan det bør opsættes